أحد أهم العوامل التي يجب أن يوليها المرء الكثير من الاهتمام هو كيفية ترتيب المقاعد للحاضرين في قاعة المؤتمرات. يمكنك تخصيص وترتیب المقاعد الموجودة لديك وتزيين الصالة الخاصة بك اعتمادًا على نوع وحجم الحفل وعدد الأشخاص المشاركين ، ولكن يجب أن تضع في اعتبارك أن أي نوع من الندوات أو المؤتمرات یتطلب نوع مختلف من الترتيب وإنه يحتاج إلى الإهتمام ببعض المبادئ مع اتباع بعض النصائح . في ما يلي ، نقدم بعضًا من أكثر أنماط الترتیب شيوعًا في قاعات المؤتمرات. 

الترتیب السينمائي:

من بين كل ذلك ، يعد هذا التصميم أحد أكثر تصميمات والترتیباتي مرونة في القاعات. كما ترون في الصورة ، يتم ترتيب جميع المقاعد في صفوف متوازية وخلف بعضها البعض، يمكن أن تكون الصفوف دائرية أو نصف دائرية أو مسطحة أو بزاوية تمیل إلى مکان مقدم الحفل أو الندوة وغیرها ، أي في الطريقة التي یشاهد بها الجميع المنصة الرئيسية ويجلس أمام مقدم الحفل. يتم استخدام هذا الترتیب للاجتماعات الرسمية مع الأسئلة والأجوبة. الشيء الرئيسي في هذا النمط هو أنه یتم وضع الكراسي بحيث لا يضطر الأشخاص إلى تحریك جسمهم  لرؤية الشاشة أو المقدم . إذا كنت تستخدم مقاعد الحفلات ، فحافظ على المسافة بين الصفوف للمرورالمريح  للضیوف بحيث تكون المسافة حوالي 60 سم والمسافة بين كل كرسي مع الکرسی المجاور بين 7 و 15 سم. في هذا الترتیب، لا یوجد مکان للطاولة أمام الجمهور. يعتبر الترتيب المسرحي أكثر فعالية للأحداث التي یتم مخاطبة المشاركون فقط ولا يشمل البرنامج تقديم وجبة الطعام .

المزايا: ملائمة بالنسبة للمؤتمرات التي لا يحتاج فيها الجمهور إلى الكتابة والقراءة ، فهي مناسبة جدًا للجمهور مع أكثر من 40 شخصًا.

العيوب: عندما يكون عدد المشاركين مرتفعًا للغاية ، ستحتاج إلى قاعة بها صفوف بمستويات مختلفة ، حتى تتمكن الصفوف الأخيرة من رؤية المنصة ، عدم وجود مكاتب للكتابة وقلة التفاعل بين الجمهور هي ایضًا تعد من معایب هذه الطریقة. 

ترتيب على شكل حرف U

في هذا النموذج ، يتم ترتيب الطاولات بطريقة ما لتتکون حرف U باللغة الإنجليزية ويتم وضع الكراسي حول الطاولات بحيث تكون الکراسي موجودة فقط في الأطراف الخارجية للحرف الـ U .يستخدم هذا الترتیب بشكل شائع لاجتماعات مجلس الإدارة أو مناقشات ضمن المجموعة حيث يوجد شاشة عرض (أو المقدم ) في الوسط تواجه المخاطبین المشارکین في الجلسة . يستخدم هذا النمط بشكل شائع في المؤتمرات الصحفية أو فصول التدريب أو اجتماعات التعاون أو المزيد من ورش العمل خاصة . النقطة المهمة في هذا النوع من الترتيب هي الانتباه إلى عدد الأشخاص بحیث يجب ألا تزيد عن 25 شخص ، لأنه إذا زاد عدد المشاركين ، فيجب رفع جانبي الحرف U بحيث لا يتمكن الأشخاص الذين يجلسون في صف واحد من رؤية بعضهم البعض وسيتم تقليل مشاركة الأفراد وتفاعلهم.

المزايا: يعد وجود مساحة عمل جيدة للمتكلم ، والتفاعل المناسب بين المشاركين والمزود من مزایا هذا الترتیب، تعد هذه الطریقة مثاليًا للأحداث التي تتطلب معدات ومكبرات صوت وفيديو.

العيوب: وجود محدودیة في عدد الأشخاص المشارکین.